Gestion de Crise et Continuité de l’Activité (critère impératif HAS ESSMS 😱)

27 juin, 2022

Les deux derniers critères impératifs du référentiel HAS sont liés à l'objectif 3.14 : "L'ESSMS est doté d’un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité".

Cet objectif, sans équivoque, vous demande d’avoir planché sur la rédaction d’un plan de gestion de crise ET d’un plan de continuité de l’activité (PCA).

Note : même si le PCA peut faire partie intégrante du plan de gestion de crise, je vais volontairement en parler de manière distincte.

 Que demande la HAS ? 
Avant de détailler l’intérêt et le contenu de ces documents, voyons de plus près ce que nous demande le référentiel HAS quant à ces deux plans.

Conformément au critère 3.14.1, les Plans doivent être :

  • Définis avec les professionnels : encore une fois, évitons les réflexions et productions de documents en vase clos ;
  • Révisés à date (tous les ans ou tous les deux ans par exemple) et dès que nécessaire (nouveaux matériels utiles en cas de crise, nouveaux professionnels ou partenaires dans l’annuaire, retour d’expérience d’une crise ou d’une simulation…) ;
  • Discutés en Conseil de la Vie Sociale  lors de leur rédaction ET de leur mise à jour.


Conformément au critère 3.14.2, les Plans doivent être communiqués en interne et en externe.
Comprenez ici que les informations qu’ils contiennent doivent être accessibles à qui de droit pour être rapidement exécutées en cas de crise, que ce soit en interne (auprès des membres de la cellule de crise et des coordonnateurs volontaires par exemple) ou en externe (Mairie, CCAS, établissement sanitaire, ARS…).
Ce n’est donc pas le tout d’annoncer que les Plans des gestion de crise et de continuité de l’activité existent.
Une communication oui, mais complétée d’informations – voire de formations – adaptées (cf. critère 3.14.4, non impératif mais en parfaite cohérence).


 Pourquoi et comment rédiger un Plan de gestion de crise ? 
Face à une situation de crise, inattendue et aux fortes conséquences, la gestion de crise permet d’assurer sang-froid, confiance et collaboration le moment venu.

Rédiger un plan de gestion de crise qui va décrire la marche à suivre permet :

  • D’anticiper les causes et les conséquences d’une potentielle crise et donc d’agir avant de subir ;
  • D’organiser les choses au mieux en répartissant les tâches et donc de s’appuyer sur l’intelligence collective ;
  • D’analyser la crise une fois passée, de compléter la documentation et affiner les pratiques et donc de tirer des enseignements de l’évènement.

Ces enjeux font face à trois idées reçues sur la gestion de crise que je retrouve bien souvent lors de mes interventions. Petit rappel donc :
  • Non, ça n’arrive pas qu’aux autres
  • Non, il ne suffit pas de bon sens « sur le moment » pour gérer une crise
  • Une crise sans retour d’expérience, c’est une crise partiellement gérée

Maintenant que vos savez POURQUOI vous allez écrire le Plan de gestion de crise de votre ESSMS, son CONTENU va vous sembler évident :
  1. La présentation de l’ESSMS, de ses vulnérabilités et des crises potentielles qui peuvent l’atteindre : canicule, grand froid, épidémie, crues, avalanches, feu de forêt, attentat, cyber-attaque, Site Seveso ou centrale nucléaire proche… 
  2. L’organisation de la cellule de crise : le lieu, le matériel, les membres, leurs missions… vous pouvez anticiper la répartition des tâches de chaque membre en écrivant des fiches actions individuelles.
  3. Le recensement des dispositifs et matériels existants, à déployer lors des crises probables identifiées :
    • Dispositifs d’urgence médicale : DAE, sac/chariot d’urgence, Oxygène, DLU…
    • Dispositifs d’accueil et de nursing : pièces rafraichies, espaces d’implantation de lits provisoires, lits et matelas d’appoints, couvertures, lingettes nettoyantes…
    • Dispositifs techniques : groupe électrogène, chauffages d’appoints, climatiseurs et ventilateurs mobiles…
    • Autonomie alimentaire : denrées menu d’urgence, eau en bouteille, vaisselle jetable…
    • Parc automobile : types de véhicules, carburant… et calcul de l’autonomie de transport (autonomes, fauteuils…)
  4. Les annuaires utiles en cas de crise :
    • Annuaire des professionnels (réquisition)
    • Annuaire « institutionnel » (Préfecture, CD, ARS, Mairie, Conseil de l’ordre, CPIAS, DDPP, CLAT, CIRE, SDIS…)
    • Annuaire des prestataires techniques
    • Annuaire des intervenants libéraux et des sociétés de transports
  5. Les copies des conventions et contrats d’urgence (dont celui, obligatoire, en cas de canicule)
  6. Les procédures transversales, utiles à toutes les crises :
    • La déclaration et/ou le signalement de l’évènement aux autorités compétentes (ARS, DDPP, Préfecture…)
    • Le rappel des professionnels
    • La gestion de la communication lors de la crise
  7. Un volet thématique par vulnérabilité identifiée, contenant l’organisation et les procédures spécifiques à chaque type de crise :
    • Plan Canicule - Plan grand froid
    • Plan grippe – Plan Covid 19 - Plan maladies hivernales (IRA/GEA)
    • Plan Vigipirate - Plan de sécurité des personnes – Plan de sécurité des données
    • Plan défaillance en électricité
    • Plan légionelles et légionellose
    • Plan fort absentéisme ou Plan de Continuité des Activités
    • Plan 24h du Mans – Plan Fêtes de Bayonne (organisation durant la période de fermeture des accès routiers et d’accueil massif de personnes sur le territoire)
💡Reprenez ces volets thématiques dans la même logique et le même déroulé que votre plan canicule que vous maîtrisez déjà sur le fond et la forme.


 Pourquoi et comment rédiger un Plan de Continuité de l’Activité (PCA) ? 
L’activité d’un ESSMS ne peut pas « s’arrêter » du jour au lendemain.
C’est pourquoi vous devez avoir un Plan décrivant comment vous maintenez vos prestations. Plus précisément, le PCA doit décrire l’organisation de votre ESSMS dans le cas d’une baisse significative des effectifs (25% et plus).

Outil organisationnel très intéressant, il peut être « personnalisé » pour décrire une organisation dégradée probable ou saisonnière (grève générale, établissement inaccessible durant la période hivernale ou durant une manifestation…).

La méthode de rédaction du PCA est assez simple mais demande un travail collectif précis :
  1. Lister les activités réalisées au sein de l’ESSMS (tous services et postes)
  2. Identifier :
    • Celles pouvant suspendues
    • Celles pouvant être maintenues de manière dégradée
    • Celles devant être impérativement maintenues (ni suspendues, ni réalisées de manière dégradée)
  3. Préciser pour chaque activité « à maintenir » (dégradée ou non) :
    • Qui la réalise en temps normal
    • Qui aura la charge de la réaliser en cas de crise
    • Le mode « dégradé » acceptable éventuel
    • Les outils et dispositifs permettant de maintenir les activités


💡 Vous pouvez utiliser cette méthode de réflexion lors de n’importe quelle crise.
Reprenez la trame de départ, reprenant l’ensemble des activités, et décider de l’organisation dégradée à mettre en place (au début de la crise, durant la période de maintien de la crise, et à la fin de la crise, lors de la reprise d’activité).



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